Secretaris

Overzicht en planning zijn kernwoorden voor de functie van secretaris. Binnen het bestuur heeft deze de verantwoordelijkheid over de organisatie van het bestuur. De secretaris bewaakt de deadlines, draagt hier zorg voor. Van de secretaris worden ook ‘administratieve’ werkzaamheden verwacht als archiveren van ingekomen stukken tot notuleren. Ook de communicatie naar de leden en externen valt onder de verantwoordelijkheid van de secretaris, hij is het eerste aanspreekpunt.

Taken:

  • Verzorgt over het algemeen alle correspondentie met het bestuur en de vereniging. Zo ook de correspondentie naar “buiten”.
  • Verzorgt de voorbereidingen van vergaderingen. Bijvoorbeeld het doorgeven van de tijd en plaats van de vergaderingen aan het bestuur en de leden.
  • Is verantwoordelijk voor het maken en het toezenden van de notulen.
  • Is verantwoordelijk voor het verenigingsarchief.
  • Distribueert en verzorgt de inkomende en de uitgaande post.
  • Zorgt voor externe communicatie.

Eigenschappen:

  • Secuur;
  • Verantwoordelijk;
  • Zelfsturend;
  • Stressbestendig;
  • Heeft overzicht;
  • Ziet het grotere geheel;
  • Communicatievaardig;
  • Sterk in samenvatten;
  • ICT vaardig.

Extra info: Het bijhouden van een archief

In Nederland moeten jaarverslagen, jaarrekeningen (inclusief financiële administratie) 10 jaar bewaard worden. Verder is het voor de vereniging belangrijk om verschillende documenten te bewaren, waaronder notulen en ledenlijsten.

De wijze van bewaren is belangrijk. Het dient geordend te zijn en het opslaan van documenten dient verzorgd en risicovrij op een geschikte plaats te geschieden.

Tijdsbesteding:

  • Vergaderingen: ongeveer 1 keer in de 6 weken bestuursvergadering (1,5 uur)
  • Voorbereiding en uitvoering van taken: variërend van een gemiddeld een half uur tot een uur per week
  • Vertel het anderen

Reageren is op deze pagina niet mogelijk.